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Ministero della Funzione Pubblica
Circolare del 07/05/2001 n. 28

Art. 18, comma 2, del decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21
novembre 2000, n. 272, recante regole tecniche per il protocollo
informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445 - Standard, modalita' di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati.

Lo sviluppo e la messa in esercizio dei primi sistemi di protocollo
informatico, realizzati a seguito dell'entrata in vigore delle recenti norme
in materia e destinati, in particolar modo, a sostituire le registrazioni su
carta, hanno fatto emergere questioni di carattere applicativo ed
amministrativo, ad esempio relativamente alle modalita' di interconnessione
tra diversi sistemi di protocollo informatico e alla loro integrazione con
la posta elettronica e la firma digitale.
In effetti, i sistemi di gestione informatica dei flussi documentali,
orientati alla trasparenza amministrativa ed all'efficienza interna, si
collocano in una dimensione piu' ampia nell'ottica della interconnessione e
interoperabilita' dei sistemi informativi pubblici.
Per interoperabilita' dei sistemi di protocollo informatico si intende la
possibilita' di trattamento automatico, da parte di un sistema di protocollo
ricevente, delle informazioni trasmesse da un sistema di protocollo
mittente, allo scopo di automatizzare altresi' le attivita' ed i processi
amministrativi conseguenti (art. 55, comma 4, del decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, ed art. 15 del decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella
Gazzetta Ufficiale del 21 novembre 2000, n. 272).
Per realizzare l'interoperabilita' dei sistemi di protocollo informatico
gestiti dalle pubbliche amministrazioni distribuite sul territorio e'
necessario, in primo luogo, stabilire una modalita' di comunicazione comune,
che consenta la trasmissione telematica dei documenti sulla rete. Ai sensi
del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, il
mezzo di comunicazione telematica di base e' la posta elettronica, con
l'impiego del protocollo SMTP e del formato MIME per la codifica dei
messaggi. Per le amministrazioni che sottoscrivono il contratto di
interoperabilita' alla Rete unitaria nella pubblica amministrazione, il
servizio di posta elettronica da utilizzare per l'interscambio di documenti
soggetti alla registrazione di protocollo, e' quello offerto dal fornitore
del servizio di interoperabilita' il quale e' tenuto al rispetto del
protocollo sopra richiamato ed alla gestione dei messaggi in formato MIME.
Oltre ad una modalita' di comunicazione comune, l'interoperabilita' dei
sistemi di protocollo richiede anche una efficace interazione dei sistemi di
gestione documentale. In questo senso, le regole tecniche di cui al decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 stabiliscono che
ogni messaggio di posta elettronica protocollato debba riportare alcune
informazioni archivistiche fondamentali, per facilitare il trattamento dei
documenti da parte del ricevente. Tali informazioni sono incluse nella
segnatura informatica di ciascun messaggio protocollato e sono codificate in
formato XML.
Con la presente circolare, resa disponibile anche sul sito internet
dell'Autorita' per l'informatica http://www.aipa.it, vengono indicati,
secondo quanto prescrive l'art. 18, comma 2, del decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, le modalita' di trasmissione dei
documenti informatici, il tipo ed il formato delle informazioni
archivistiche di protocollo minime ed accessorie comunemente scambiate tra
le pubbliche amministrazioni e associate ai messaggi di posta elettronica
protocollati. Per la sua redazione, l'Autorita' si e' avvalsa della
collaborazione di diverse pubbliche amministrazioni, che hanno individuato
attraverso l'esperienza maturata durante la progettazione e la messa in
esercizio dei propri sistemi di protocollo informatico diversi problemi
operativi e hanno fornito corrispondenti suggerimenti solutivi.
Le modalita' tecniche ed il formato definiti verranno adeguati con cadenza
annuale, in relazione all'evoluzione tecnologica e alle eventuali ulteriori
esigenze che le amministrazioni dovessero manifestare a seguito della loro
applicazione.
----> Vedere Allegato da pag. 39 a pag. 65 della G.U. <----

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