Decreto Ministero dell’economia e delle finanze, 23 gennaio 2004
“Modalità di assolvimento
degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione
in diversi tipi di supporto”
Pubblicato in Gazzetta
Ufficiale n. 27 del 3 febbraio 2004
Visti gli articoli
da 2214 a 2220 del codice civile in materia di scritture contabili, nonchè
l'art. 2712 dello stesso codice in materia di validità probatoria
delle riproduzioni meccanografiche;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642,
concernente la disciplina dell'imposta di bollo;
Visto il decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 237, recante «Modifica
della disciplina in materia di servizi autonomi di cassa degli uffici
finanziari»;
Visto il decreto del direttore del Dipartimento delle entrate del Ministero
delle finanze 31 luglio 1998, e successive modificazioni, concernente
«Modalità tecniche di trasmissione telematica delle dichiarazioni
e dei contratti di locazione e di affitto da sottoporre a registrazione,
nonchè di esecuzione telematica dei pagamenti»;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio
1999, recante «Regole tecniche per la formazione, la trasmissione,
la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la
validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell'art.
3, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997,
n. 513»;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.
445, recante «Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari
in materia di documentazione amministrativa» e, in particolare,
l'art. 10, comma 6, in materia di forma ed efficacia del documento informatico,
come sostituito dall'art. 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n.
10, concernente «Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa
ad un quadro comunitario per le firme elettroniche», che prevede
l'emanazione di un decreto del Ministro dell'economia e delle finanze
per definire le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi
tipi di supporto;
Vista la deliberazione dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione n. 42 del 13 dicembre 2001, che detta le regole tecniche
per la riproduzione e la conservazione di documenti
su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti
agli originali;
Ritenuta la necessità di stabilire le modalità di attuazione
degli obblighi fiscali inerenti ai documenti informatici e alla loro riproduzione
su diversi tipi di supporto ottico o altro tipo di
supporto idoneo;
Sentito il Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione;
Decreta:
Art. 1 - Definizioni
1. Ai fini del presente decreto, conformemente a quanto previsto dal decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, dal decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 e dalla deliberazione
dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione
n. 42 del 13 dicembre 2001, in seguito denominata AIPA, si intende per:
a) «documento»: rappresentazione analogica o digitale di atti,
fatti e dati, intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione
elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo;
b) «documento analogico»: si distingue in originale e copia
ed è formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori
continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni
su nastro;
c) «documento analogico originale»: documento analogico che
può essere unico e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile
risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui
sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi;
d) «documento digitale»: testi, immagini, dati strutturati,
disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume
valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica,
di cui sia identificabile l'origine;
e) «documento informatico»: rappresentazione informatica di
atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
f) «firma elettronica»: l'insieme dei dati in forma elettronica,
allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici,
utilizzati come metodo di autenticazione informatica;
g) «firma elettronica avanzata»: firma elettronica ottenuta
attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca
al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali
il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata
ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati
stessi siano stati successivamente modificati;
h) «firma elettronica qualificata»: firma elettronica avanzata
che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo
sicuro per la creazione della firma;
i) «firma digitale»: particolare tipo di firma elettronica
qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una
pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata
e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere
manifesta e di verificare l'autenticità e l'integrità di
un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;
l) «certificato qualificato»: certificato elettronico conforme
ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato
da certificatore rispondente ai requisiti fissati dall'allegato II della
medesima direttiva;
m) «impronta»: sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza
predefinita generata mediante l'applicazione alla prima sequenza di un'opportuna
funzione di hash;
n) «funzione di hash»: funzione matematica che genera, a partire
da una generica sequenza di simboli binari, un'impronta in modo tale che
risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza
di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto
impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le
quali la funzione generi impronte uguali;
o) «evidenza informatica»: sequenza di simboli binari (bit)
che può essere elaborata da una procedura informatica;
p) «riferimento temporale»: informazione, contenente la data
e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici;
l'operazione di associazione deve rispettare le procedure di
sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti
da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è
tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile
della conservazione nominato dal soggetto stesso;
q) «marca temporale»: evidenza informatica che consente di
rendere opponibile a terzi un riferimento temporale;
r) «processo di conservazione»: processo effettuato con le
modalità di cui agli articoli 3 e 4 della deliberazione dell'AIPA
n. 42 del 2001;
2. Ai fini del presente decreto, inoltre, si intende per:
a) «documento statico non modificabile»: documento informatico
redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante
le fasi di accesso e di conservazione nonché immutabile nel tempo;
a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni
o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano
modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati;
b) «sottoscrizione elettronica»: apposizione della firma elettronica
qualificata.
Art. 2 - Emissione,
conservazione ed esibizione
1. Ai fini tributari, fatto salvo quanto previsto dal comma 2, l'emissione,
la conservazione e l'esibizione di documenti, sotto forma di documenti
informatici, nonché la conservazione digitale di documenti analogici
avvengono in applicazione delle disposizioni del decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, del decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999, della deliberazione dell'AIPA
del 13 dicembre 2001, n. 42, e secondo quanto previsto dal presente decreto.
2. Il presente decreto non si applica alle scritture e ai documenti rilevanti
ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise
e delle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane.
Art. 3. Obblighi
da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni
tributarie
1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari:
a) hanno la forma di documenti statici non modificabili;
b) sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità
e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della
sottoscrizione elettronica;
c) sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6;
d) sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità
nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi
sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre,
devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle
informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome,
alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni
logiche di questi ultimi.
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante
le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d),
e secondo il procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell'AIPA
n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione
della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme
dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta
o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile
della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'AIPA n.
42 del 2001. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza
almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.
3. La riproduzione dei documenti informatici, su supporto idoneo, avviene
secondo le modalità di cui all'art. 1, lettere o) e p) della deliberazione
dell'AIPA n. 42 del 2001.
Art. 4 - Conservazione
digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti
ai fini tributari
1. Il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici
rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa
immagine, secondo le modalità di cui all'art. 3, commi 1 e 2.
2. Il processo di conservazione di cui al comma 1 può essere limitato
a una o piu tipologie di documenti e scritture analogici, purchè
sia assicurato l'ordine cronologico delle registrazioni e non
vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta.
3. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici originali
avviene secondo le modalità di cui al comma 1 e si conclude con
l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione
elettronica da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità
di quanto memorizzato al documento d'origine.
4. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria
la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della
procedura di conservazione digitale.
Art. 5 - Comunicazione
alle Agenzie fiscali dell'impronta relativa ai documenti informatici rilevanti
ai fini tributari
1. Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal decreto
del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998, per la presentazione
delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale
sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, il
soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato,
al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette
alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico
oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e
la marca temporale.
2. Con provvedimento le Agenzie fiscali indicano gli ulteriori dati ed
elementi identificativi da comunicare unitamente a quelli del precedente
comma.
3. Le stesse Agenzie rendono disponibile per via telematica la ricevuta
della comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo.
Art. 6 - Esibizione
delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari
1. Il documento di cui all'art. 3 è reso leggibile e, a richiesta,
disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione
delle scritture, in caso di verifiche, controlli o ispezioni.
2. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica
secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle
competenti Agenzie fiscali.
Art.7 - Modalità di assolvimento dell'imposta di bollo
sui documenti informatici
1. L'imposta di bollo sui documenti informatici è corrisposta mediante
versamento nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 237.
L'interessato presenta all'Ufficio delle entrate
competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo
degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o
utilizzati durante l'anno, nonché l'importo e gli estremi dell'avvenuto
pagamento dell'imposta.
2. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo è presentata dall'interessato
all'Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione
del numero dei documenti
informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli
estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta, effettuato
con i modi di cui al comma 1, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione.
L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene
assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno
in corso.
3. L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art.16 della tariffa,
allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n.
642, tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo
a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati, è
dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse ed è versata
nei modi indicati nel comma 1.
Il presente decreto
sarà pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 23 gennaio 2004
Il Ministro: Tremonti
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